Det er tilstanden ved den enkelte musikk- og kulturskole per 1. oktober som skal danne grunnlaget for utfyllingen.

Adresser på de enheter som ligger i Nasjonalt Skoleregister (http://nsr.udir.no/) vil automatisk bli hentet inn i GSI. Det er derfor ikke mulig å endre adressedata direkte i skjema. Hvis adressedata skal endres, må det gis en melding til SSB om dette. Det gjør du ved å klikke knappen "Adresse" i toppen av skjemaet. Da vil det komme opp et skjema der en skriver på endringene og klikker Send. Dermed vil SSB oppdatere Virksomhets- og foretaksregisteret og Enhetsregisteret i Brønnøysund. Deretter overføres data til NSR, og neste dag vil GSI hente data fra NSR. Data skal da være oppdatert i GSI.

Enheter som drifter et interkommunalt samarbeid, skal under "Driftsform" velge "Drifter interkommunal tjeneste". Dersom en annen kommune drifter det interkommunale samarbeidet, skal kommunen velge "Deltar i interkommunal tjeneste".

Dersom en kommune deltar i et interkommunalt samarbeid som driftes av en annen kommune, men allikevel bidrar med årstimer/årsverk inn i samarbeidet, skal det føres på den kommunen som drifter samarbeidet.

En elev på kulturskolen er definert som en som får et fast tilbud i et semester eller lenger. Personer som deltar på kortere prosjekter/kurs, skal ikke registreres som elever her. Det skal heller ikke føres personer som er i kontakt med kulturskolen gjennom en annen institusjon (for eksempel skole, SFO, korps og lignende).

Enheter som drifter interkommunal tjeneste, skal i linje 1-10 føre alle elever fra egen kommune, samt elever fra andre kommuner. Elever fra andre kommuner skal i tillegg føres i A11 eller A12.

Med elever på venteliste til kulturskolen menes personer som har søkt om plass ved kulturskolen, og som på andre måter fyller vilkårene for å bli tatt opp som elev ved skolen, men som kulturskolen ikke har kapasitet til å gi undervisning. Som resten av GSI er telledato for ventelister også 1. oktober. Elever som allerede får et tilbud ved kulturskolen, men som søker om flere plasser eller en annen type elevplass, skal ikke regnes med her.

Her føres antall elevplasser på kurs som varer i ett semester eller lenger, altså elever som er ført i linje 1..3. Totalsummen i linje 10 kan avvike fra linje 4 da noen elever kan ha flere plasser. Elever som føres i linje 13, skal ikke føres her.

Med venteliste til elevplass menes antallet søkere på en elevplass, som ellers oppfyller vilkårene for å få plass, men som kulturskolen ikke har kapasitet til å tilby den ønskede elevplassen. Som resten av GSI er telledato for ventelister også 1. oktober. Elever som mottar undervisning ved kulturskolen, men som ønsker et annet tilbud, og søkere til kulturskolen som ikke har fått noen elevplass, skal føres her.

Hvis eleven har søkt to aktiviteter og står på venteliste på begge, skal det føres som to plasser. Dersom eleven har fått en av plassene, skal det føres som venteliste på én plass. Dersom en elev har søkt om flere enn to plasser, skal maksimalt to av disse føres på venteliste.

Elevplasser til undervisning i musikk og instrumentundervisning.

Elevplasser til undervisning i visuelle kunstfag.

Elevplasser til undervisning i teater og drama.

Elevplasser til undervisning i dans.

Elevplasser som er knyttet til tilbud som ikke kan plasseres i kategoriene over.

Her registreres elever på kulturskolen som er oppført tidligere i ramme A, men som er bosatt i en annen kommune som ikke deltar i interkommunalt samarbeid. Dersom kommunene samarbeider om kulturskoler, skal elevene til kommunene føres under "Elever fra andre kommuner som deltar i interkommunalt samarbeid".

Her registreres antallet elevplasser på kurs/prosjekt som kulturskolen har planlagt for inneværende skoleår. Som kurs/prosjekt regner man tilbud som har en kortere tidsramme enn ett semester.

Her oppgis skolepengesats for hele skoleåret basert på sats pr 1. oktober, uten noen form for moderasjon eller friplassordning.

Materialkostnader og instrumentleie skal ikke tas med i satsen.

Her skal det opplyses om det er vedtatt å ha inntektsgraderte satser.

Her skal det opplyses om det er vedtatt å ha friplasser.

Her skal det opplyses om det er vedtatt å ha søskenmoderasjon.

Her føres timetallet til virksomhet rettet mot kulturskolens elever. Hvis skolen gir undervisning til blanda grupper med elever under grunnskolealder, elever i grunnskolealder eller elever over grunnskolealder, fordeles årstimene i de tre kolonnene relativt til antallet elever fra hver aldersgruppe.

Alle årstimer registreres i 60 minutters enheter.

Årstimer til musikk- og instrumentundervisning.

Årstimer til undervisning i visuelle kunstfag.

Årstimer til undervisning i teater og drama.

Årstimer til undervisning i dans.

Årstimer som er knyttet til tilbud som ikke kan plasseres i kategoriene over.

Her føres årstimer som benyttes til akkompagnering, arrangering, inspisienter, regissører, produsenter, faglig utviklingsarbeid og annen virksomhet rettet mot kulturskolens elever.

Her føres tiltak innenfor barnehage, grunnskole og videregående opplæring samt timer til dirigering og instruering av grupper elever der kor, korps orkestre og andre lag/foreninger delvis kjøper eller får timer av kulturskolen.

Her føres kjøp av kulturskolens tjenester fra andre som fullt og helt betales av andre.

«Årsverk» telles i stillingsprosent. Et årsverk er 100 prosent. For eksempel vil en rektor som har 50 prosent undervisning, registreres 50 prosent på rektor og 50 prosent på undervisning.

Hvis en lærer underviser ved flere skoler, skal skolen bare føre opp den andelen av årsverket som utføres ved sin skole. En lærer i full stilling som underviser 40 prosent ved skole A og 60 prosent ved skole B, registreres med 40 prosent ved skole A og 60 prosent ved skole B. Hvis læreren har halv stilling, registreres det 20 prosent ved skole A og 30 prosent ved skole B. Andel årstimer som er utført ved de forskjellige skolene, registreres på samme måte.

Ansatte på engasjement skal føres på samme måte som fast tilsatte. Dersom de er tilsatt på andre vilkår enn faste ansatte, er det de reelle vilkårene de har, som skal føres. Dersom man ikke har forberedelsestid, skal det regnes ordinært årsverk (altså ikke lærerårsverk). For årstimer føres antall timer de underviser ganger antall uker kurset pågår.

Kun rektor og/eller inspektør skal føres her. Prosjektledere o.l. føres under årsverk lenger ned i skjemaet. Dersom kulturskolen deler administrasjon med andre, skal det vurderes hvor mange årsverk som benyttes til kulturskolen.

Her skal kontorhjelp bare oppgis dersom vedkommende er tilsatt i kulturskolen i hele eller deler av stillingen sin.

Her føres kun ansatte i den kulturskolen som fyller ut skjemaet. 

Formålet er å få informasjon om hvordan kommunen ansetter og benytter personer med praktisk-estetisk fagkompetanse i egen kommune. 

Dere skal kun oppgi ett alternativ for hver person, dvs. at dersom en person har ansettelsesforhold/arbeid både i SFO og i grunnskolen, skal dere oppgi det stedet hvor han eller hun har størst stillingsbrøk av de to.

Dette omfatter ikke kjøp og salg av tjenester internt i kommunen eller mot fritidskulturlivet. Dette omfatter ikke interkommunalt samarbeid hvor dette ikke er en del av en etablert interkommunal kulturskole. Dette gjelder heller ikke samarbeid mellom ulike forvaltningsnivå (kommune-fylke-stat). 

Registrer den ansatte i en av kategoriene. 

Med kunstfaglig utdanning menes utdanning i utøvende og/eller skapende kunstfag, tilpasset undervisningsoppgavene for stillingen. Det kan også være en faglærerutdanning i praktiske og estetiske fag.

Her registreres totalt antall ansatte med pedagogisk utdannelse/godkjent praktisk pedagogisk utdannelse (PPU), uavhengig av hvilken annen utdanning de også har.  

Rødt nivå defineres ut ifra Folkehelseinstituttets nivåinndeling av smitteverntiltak (trafikklysmodell). På rødt nivå skal elevene deles inn i mindre grupper og kohorter, og det kan være nødvendig å begrense oppmøte på skoler. Skolene må vurdere ulike oppmøtetider for elevene og sørge for at elevene og ansatte holder avstand til hverandre.